Сегодня мы расскажем, насколько просто грузовладельцу размещать заказы на перевозку груза в сервисе КаргоЧат, закрывать их и отслеживать выполнение.

Автоматизация поможет вам сократить количество времени, которое тратится на распределение и выдачу транспортных заказов экспедиторам, и позволит самостоятельно отслеживать статусы доставки. Несомненно, плюсом будет то, что вы сможете повысить качество вашего сервиса для ваших покупателей, и получить настоящее удовольствие от работы.

Для начала оформления транспортных заказов в сервисе КаргоЧат, необходимо выполнить два шага:

  • Сформировать список ваших партнеров-экспедиторов
  • Создать с ними связи внутри сервиса.

Теперь разберем подробнее каждый из этих важных этапов.

Работа с партнёрами

Под партнёрами мы подразумеваем те компании, которые обычно фигурируют в ваших заказах на перевозку грузов. Как правило, это:

  • грузоотправители
  • грузополучатели
  • поставщики
  • покупатели
  • экспедиторы (перевозчики).

Для начала работы вам необходимо наполнить справочник ваших контрагентов через кнопку «Каталог компаний» в разделе меню Компании.

При этом, вы можете ограничиться добавлением только ваших экспедиторов. Остальные компании, которые будут присутствовать в заказах, можно будет добавить непосредственно из карточки заказа.

Для поиска партнёра и его добавления в справочник компаний:

  • Найдите организацию или ИП. Для этого достаточно в строке поиска внести ИНН контрагента. Данные по нему автоматически подтянутся из актуальной базы ИФНС.
КаргоЧат, каталог компаний и предпринимателей из ЕГРБЛ и ЕГРИП
Каталог компаний

  • Добавьте компанию в Справочник ваших партнеров через действие «Добавить в справочник». При этом вы можете назначить теги для данной компании, чтобы в дальнейшем иметь возможность дополнительной фильтрации.

Контрагенты, которых вы добавили в справочник, находятся в разделе меню «Компании», подраздел «Все компании», где для каждой организации доступен перечень необходимых действий.

КаргоЧат Каталог компаний, добавление связей между компаниями
Действия в каталоге компаний

Создание связей

В нашем сервисе для того, чтобы компании могли вести работу с заказами, необходимо, чтобы между ними были установлены связи. Понятие связи аналогично заключенному договору транспортной экспедиции между вашими организациями.

То есть заказы от грузовладельца могут быть выданы только авторизованным экспедиторам, с которыми есть связи. Далее, через авторизованных экспедиторов заказы видны их перевозчикам — владельцам транспорта.

Поясню, почему.
В настоящее время рынок грузоперевозок в России построен по следующей схеме: например, есть производство, которое работает с несколькими компаниями-экспедиторами. Экспедиторы – это в большинстве случаев посредники, привлекающие для осуществления перевозки транспортные компании либо других экспедиторов и диспетчеров, которые также привлекают либо перевозчиков, либо дополнительное звено посредников…
На каждом из этапов логистической цепочки может возникнуть сбой. Поэтому необходимо сократить риски для грузовладельца и его экспедиторов и транслировать транспортные заказы, минуя посредников, тем самым снижая издержки на транспортировку в целом.
К сожалению, существующие площадки и биржи не дают такой возможности и выданный экспедитору транспортный заказ дублируется каждой из привлеченных сторон в поисках свободной машины. Перевозчики вынуждены тратить время на выяснение статуса данных заказов, при этом у них создается впечатление, что загрузок огромное количество.

Теперь вернемся к связям в сервисе КаргоЧат.

Для того, что создать связь, используйте соответствующее действие на требуемом контрагенте:

  • Если экспедитор уже является участником сервиса, то связь создастся мгновенно.
КаргоЧат Создание связей между грузовладельцем и экспедитором
Создание связей с Экспедитором

  • В случае, если компания экспедитора еще не зарегистрирована в сервисе КаргоЧат, то нужно будет указать информацию о контактном лице и выслать ему приглашение для авторизации.

Компании, с которыми у вас установлены связи, находятся в подразделе «Экспедиторы».

КаргоЧат, Раздел меню Компании, подраздел Экспедиторы
Подраздел Экспедиторы в разделе меню Компании

В сервисе КаргоЧат нет компаний со стороны — каждая компания кем-то приглашена. 
У любой организации вы можете увидеть партнеров и сотрудников, что также сокращает ваши риски при отборе контрагентов для транспортировки грузов. Кроме того, если компания — перевозчик, то вы видите её свободные транспортные средства.

Заказы

Вся работа с заказами ведется в соответствующем разделе.

Вы знаете, что каждый заказ проходит определенные стадии:

  • создание
  • выдача заказа экспедиторам
  • закрытие заказа
  • загрузка и начало перевозки
  • транспортировка
  • выгрузка у грузополучателя
  • возврат товаросопроводительных документов.

Соответственно, в сервисе КаргоЧат размещённый заказ вы сможете отследить на каждой стадии, по которой он переходит при проставлении соответствующих отметок перевозчикам или экспедиторами.

КаргоЧат, стадии заказов на перевозку грузов
Стадии заказов

Для быстрого создания заказов вы можете воспользоваться:

  • кнопкой «Создать заказ»
  • либо шаблонами, которые доступны для сохранения из любого заказа. Шаблоны помогут вам размещать заказы в считанные секунды.
Создание заказа на перевозку груза в КаргоЧат
Карточка заказа

Оформленный Заказ может выдаваться:

  • определенному экспедитору
  • нескольким экспедиторам из списка.

При размещении заказа вы можете ограничить его видимость для участников сервиса КаргоЧат:

  • доступен всем участниками
  • видят только ваши экспедиторы из заказа, и их перевозчики (с которыми у них установлены связи)
  • доступен только указанным экспедиторам, если это собственники транспорта.

В случае, если в заказе участвуют несколько экспедиторов, то заказ закрывает тот, кто первый заполнит необходимые данные по машине и водителю.

Дополнительные возможности по оформлению заказов в сервисе КаргоЧат:

  • заказ учитывает требования к транспортному средству;
  • допускается неограниченное количество грузов в заказе, каждый из которых имеет свои места погрузки и выгрузки. В этом случае вы самостоятельно определяете их порядок и, при необходимости, можете легко его изменить;
  • при переходах заказа по стадиям, вы получаете уведомления в веб-интерфейсе и на вашу электронную почту;
  • вы сможете наблюдать местонахождение груза через мониторинг, в случае, если перевозчик, указанный в заказе, предоставил данные от системы мониторинга или установил мобильное приложение своему водителю.

Как видите, вам для более эффективной работы нужно не так много усилий – пригласить своих партнеров в КаргоЧат и начать размещение заказов внутри сервиса. Для повышения качества обслуживания, ваши экспедиторы и их перевозчики смогут предоставить вам возможность отслеживать местоположение перевозимого груза по конкретному заказу.

Если у вас возникнут вопросы по оформлению заказов и работе в сервисе – наши сотрудники с удовольствием на них ответят. Кроме того, вы можете воспользоваться нашей справкой, которая будет прекрасным помощником.

Мы знаем, насколько важно работать в максимально комфортных условиях, которые позволят экономить время на рутинных операциях. И тот факт, что мы живем в век цифровых технологий, позволяет нам повышать эффективность работы.

КаргоЧат имеет открытый API. Поэтому, для тех компаний, которые хотят автоматизировать процесс выдачи заказов своим экспедиторам из любых систем учета и получать обратно информацию о машине, водителе и местонахождении груза в пути, мы готовы предложить решения для интеграции с нашим сервисом.

По всем интересующим вас вопросам:

  • звоните по телефону 8 (800) 775-82-47 (звонок бесплатный)
  • пишите на электронный адрес info@cargo.chat

Если вы еще не с нами – присоединяйтесь.

Читайте также:

КаргоЧат глазами Экспедитора

Торгуемся по цене легко и просто

Пришло время быть стратегом

Автоматизация в цепочке поставок: четвертая промышленная революция