Сегодня я вам расскажу, чем будет полезен наш сервис экспедиторским компаниям. Вы сможете сами оценить, насколько сократятся трудозатраты ваших логистов от момента получения транспортного заказа и до момента доставки груза получателю.

Регистрация

Начну с того, каким образом Экспедитор появляется в сервисе КаргоЧат. Возможны два варианта:

  • Вариант 1

Сотрудник компании Экспедитора получает приглашение от своего клиента-грузовладельца для авторизации в сервисе.

В этом случае связь с клиентом, который направил вам приглашение, устанавливается автоматически.

  • Вариант 2

Компанию Экспедитора пригласил администратор сервиса КаргоЧат, на основании данных от зарегистрированного Грузовладельца. 

То есть заказчик-грузовладелец должен предоставить нам информацию о сотрудничестве с вами, и мы самостоятельно свяжем ваши компании.

В нашем сервисе необходимо установить связи между организациями, чтобы была возможность работать с заказами. Понятие связи аналогично вашим договорным отношениям.

Список ваших клиентов вы найдёте в разделе меню Компании, подраздел Грузовладельцы.

КаргоЧат раздел Компании. Грузовладельцы, Экспедиторы
Раздел меню Компании

В КаргоЧат связь между клиентом-грузовладельцем и экспедитором может быть инициирована только со стороны заказчика. Это сделано для того, чтобы перевозчики видели авторизованных экспедиторов в местах погрузки и получали актуальную информацию по заказам. Экспедитор в этом случае работает напрямую с перевозчиками, минуя цепочку посредников.

Для работы с заказами по каждому грузовладельцу желательно добавить Ответственных сотрудников от вашей организации. Данные сотрудники будут являться контактными лицами для этого клиента в заказах.

После того, как вы авторизовались в нашем сервисе, можете наполнять справочники ваших перевозчиков.

Максимально быстрая и эффективная работа по закрытию заказов в сервисе будет достигнута, если вы пригласите своих партнёров-перевозчиков в КаргоЧат. Перевозчики заведут свои транспортные средства в систему, что позволит вам закрывать заказы в сервисе в считанные секунды. При этом данные по водителю и машине будут автоматически доставляться вашему Грузовладельцу.

Кроме того, создавая связи с вашими перевозчиками, вы повышаете доверие к вашей компании со стороны потенциальных партнёров. Любая организация сможет объективно оценить потенциал вашей компании по количеству ваших партнёров - грузовладельцев и перевозчиков.

Также это учет ваших контрагентов и их контактов, что всегда актуально для Экспедиторов. Например, связь с компаниями может потеряться, в случае если все общение с ними велось через определенного логиста, который покинул компанию. В таких случаях, КаргоЧат поможет вам сохранить все наработанные вашими сотрудниками контакты.

Итак, при помощи Каталога компаний, найдите вашего перевозчика и добавьте его в справочник.

КаргоЧат Каталог компаний из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, наполнение списков партнеров перевозчиков
Добавление компании в справочник

В случае, если компания перевозчика уже зарегистрирована в сервисе, вам необходимо отправить запрос на установление связи между вашими организациями.

КаргоЧат, установление связи между компаниями, для обмена транспортными заказами
Создание связи с партнёром

После того, как транспортная компания подтвердит ваш запрос, вы получите уведомление об этом, и партнёру будет присвоен статус «Ваш перевозчик».

Если организация, которую вы ищите, еще не зарегистрирована в сервисе КаргоЧат - добавьте ее в справочник.

КаргоЧат, добавление компаний в справочник
Добавление в справочник компании, не зарегистрированной в сервисе

Затем через профиль компании вы можете пригласить ее в сервис.

Приглашение партнера в сервис для логистики КаргоЧат
Приглашение партнёра в сервис

Укажите информацию о контактном лице, которому будет выслано приглашение.

Прикглашение компании в КаргоЧат, отправка приглашения
Отправка приглашения

Транспортные заказы

КаргоЧат представляет собой инструмент для эффективного взаимодействия между Грузовладельцем, Экспедитором и Перевозчиком в рамках одного транспортного заказа.

Размещение заказов на перевозку в сервисе может производится двумя способами:

1 способ: Грузовладелец самостоятельно размещает заказы в сервисе.

В этом случае заявки на перевозку от данного клиента будут автоматически появляться в Открытых заказах для вашей компании.

2 способ: Грузовладелец не размещает заказы самостоятельно, а доверяет их создание своим Экспедиторам.

В данном случае для создания заказов вам будут доступны адреса погрузки только тех ваших клиентов-грузовладельцев, которые предоставили вам такую возможность. То есть ваша компания выдает заказы самой себе от лица Грузовладельца, при этом отвечает за свои заказы сама – то есть закрывает их. Перевозчики, связанные с вами в сервисе КаргоЧат, видят от какого грузовладельца размещены заказы и предлагают свой транспорт.

При этом, для полноценного оформления заказа от вашего клиента, вам станут доступны дополнительные вкладки меню: Шаблоны и Новые, а также кнопка «Создать заказ».

Размещенный заказ будет находиться в подразделе Открытые.

КаргоЧат Открытые транспортные заказыООткрытType image caption here (optional)Открытые заказыОткрытые заказыОткрытые транспортные заказыРаздел Заказы, Раздел Заказы, подраздел Открытые заказы

Как оформлять заказ читайте здесь.

После того, как Грузовладелец предоставил вам возможность оформления заказов в конкретном месте погрузки, вы можете создавать заявки для своего учета. При этом ваш Грузовладелец будет видеть данные заказы, и в каких стадиях они находятся.

Таким образом, вы и ваш клиент получаете дополнительный механизм взаимодействия. Ваш заказчик без лишних звонков, сообщений в сторонних мессенджерах понимает, что происходит с конкретным заказом и на каком этапе находится его выполнение.

Закрытие заказов

Грузовладелец (либо ваша компания от лица клиента) публикует транспортный заказ, видимость которого для участников сервиса можно ограничить. Доступ может быть предоставлен:

  • только вашей компании
  • вам и вашим перевозчикам. Открытый заказ смогут увидеть ваши партнёры-перевозчики, с которыми вы установили связь в сервисе
  • всем участникам КаргоЧат.

Сообщить клиенту данные по транспортному средству и водителю, который будет осуществлять доставку, то есть закрыть заказ, возможно тремя способами:

1 способ: привлечённый транспорт, перевозчик не зарегистрирован в КаргоЧат.

Данные по транспортному средству и водителю вы можете указать вручную.

После внесения необходимых сведений, нажмите кнопку «Отправить», тем самым вы закроете заказ.

Закрытие заказа привлечённым автотранспортом, перевозчик не зарегистрирован в КаргоЧат
Закрытие заказа привлечённым транспортом

В этом случае переход по стадиям выполнения заказа – отметки даты и времени погрузки, разгрузки или задержек к пути, вам предстоит делать вручную.

2 способ: транспорт из собственного парка.

Если ваша компания является экспедитором и перевозчиком одновременно, то при закрытии заказа на вкладке «Наш парк» выберите собственное транспортное средство и нажмите кнопку «Отправить». Заказ закрыт.

Закрытие заказа собственным автотранспортом в КаргоЧат
Закрытие заказа собственным транспортом

О том, как создать машину собственного автопарка в сервисе КаргоЧат, я расскажу в следующей статье, посвященной функционалу для Перевозчиков.

При данном способе закрытия заказа, переход по стадиям выполнения заявки возможен:

либо

  • переход по стадиям вы осуществляете вручную.

3 способ: транспорт перевозчика-участника КаргоЧат.

В случае, если заказ опубликован для ваших перевозчиков или всех участников сервиса, то компании-перевозчики видят открытые заказы и делают предложения цены доставки по ним.

При появлении предложения по вашему заказу в веб-интерфейсе и на вашу электронную почту вы получите уведомления. На вкладке «Мои аукционы» вы увидите те заказы, на которые поступили предложения от перевозчиков.

Аукционы и предложения перевозчиков по транспортным заказам Экспедиторов
Предложения от перевозчиков по заказу

В карточке заказа вам будут доступны детали этих предложений. В ответ на каждое из них вы сможете:

  • написать перевозчику мгновенное сообщение
  • сделать ответную ставку, если вам нужно поторговаться

либо

  • ‍принять предложение.
Просмотр экспедитором предложений перевозчиков в КаргоЧат
Детали предложений перевозчиков

Если вы принимаете предложение, то заказ автоматически будет акцептован вашей компанией.

Закрытие заказа накладывает на вашу компанию определенные обязательства. Поэтому, прежде чем принимать предложения от перевозчика, я советую вам написать его ответственному лицу в нашем встроенном чате и скоординироваться с ним, чтобы на 100% удостовериться в его намерениях подать транспорт.

После принятия вами предложения, заказ закрывается. Перевозчик и ваш Грузовладелец получат уведомления об этом.

Если у Грузовладельца к его заказу был приложен шаблон заявки, то этот шаблон будет автоматически заполнен данными по машине и водителю, а также подписан со стороны вашей компании. Подписанная заявка между вами и вашим клиентом будет находиться в карточке заказа на вкладке Документы. Доступ к документу будет только у вашей компании и клиента.

Если вы добавили свой шаблон заявки для перевозчиков, то в момент отправки предложения цены логист со стороны перевозчика может ознакомится с вашим договором-заявкой. Соответственно, предлагая цену, он принимает условия выполнения данного заказа. Когда вы принимаете его предложение, то заявка автоматически подписывается с вашей стороны. Подписанный договор-заявка между вами и перевозчиком будет находиться в карточке заказа на вкладке Документы. Доступ к данному документу будут иметь только ваша компания и перевозчик.

Про шаблоны заявок и их возможности я расскажу вам в ближайшее время.

Таким образом, заказ закрывается посредством одного клика мыши. Подписанные заявки с каждой стороной генерируются автоматически и файлы доступны в Документах по конкретному заказу.

После закрытия заказа, переход по стадиям выполнения возможен:

либо

  • ‍переход по стадиям вы или ваш перевозчик осуществляете вручную, указывая дату и время приходов машины на погрузку, разгрузку, либо задержки в пути.

На любой стадии заказа каждый его участник имеет возможность добавления необходимых файлов в карточке заказа, на вкладке Документы:

  • скан-копии транспортных накладных,
  • доверенности,
  • акт приемки по качеству и количеству
  • и прочее.

При этом вы можете ограничить видимость этих файлов участниками этого заказа.

Кроме того, по каждому заказу доступна его история и создание заметок, видимость которых вы также настраиваете при сохранении.

 

Резюмируя выше сказанное, Экспедиторы получают массу возможностей в сервисе КаргоЧат:

  • мгновенное отображение заказов от клиентов         
  • создание заказов в местах погрузок от имени вашего заказчика
  • учет заказов и документов по ним
  • ваш клиент сможет самостоятельно отслеживать статус доставки в режиме реального времени
  • закрытие, оформление и отслеживание статусов доставки позволит сократить трату времени на рутинные операции и работать более эффективно
  • увеличивая количество ваших клиентов и перевозчиков в сервисе, вы повышаете доверие потенциальных партнёров.

У вас возникли вопросы по функционалу сервиса? Мы с удовольствием на них ответим.

Задавайте их в комментариях или по телефону 8 (800) 775-82-47 (звонок бесплатный). 

Если вы еще не с нами – присоединяйтесь.

Читайте также:

Тот случай, когда выигрывают все

КаргоЧат глазами Грузовладельца

Торгуемся по цене легко и просто

Уберизация и ее влияние на бизнес-процессы компаний